Какие документы можно подписывать факсимиле

Факсимильная подпись, или факсимиле ― это точная копия подписи человека, которую ставят печатью или штампом. Факсимиле используют и в электронном документообороте: для этого изображение подписи сканируют, а затем вставляют в нужные файлы.

Факсимильную печать применяют, когда нужно подписать большое количество документов. Сделать оттиск штампом проще и быстрее, чем подписывать бумаги собственноручно. Кроме того, факсимиле используют, когда необходимо поставить подписи в отсутствие руководителя. С помощью штампа-клише можно подписывать документы от имени генерального директора, бухгалтера и других руководителей организации. Оригинал факсимиле принадлежит руководителю или должностному лицу, ответственному за делопроизводство.

В соответствии с Гражданским кодексом, использование факсимильной подписи допустимо по соглашению сторон. Не все организации согласны на это, потому что есть риск подделки подписи-клише.

Согласие на использование факсимиле можно включить в соглашение сторон специальным пунктом или оформить отдельный документ по образцу. В этом же соглашении указывают документы, на которые оно распространяется. Заверяют соглашение настоящими подписями, рядом проставляют образец факсимиле.

К документам, которые можно визировать факсимиле, относятся:

• договоры и дополнения к ним, спецификации, счета-фактуры, накладные и др. (если такая возможность прописана в соглашении сторон);

• страховые и медицинские полисы;

• благодарственные письма, почётные грамоты, листы о награждении за успехи в работе и учёбе;

• приглашения, извещения, уведомления;

• служебные удостоверения;

• патенты;

• внутренние документы компании: отчёты, письма и т. д.

Чтобы использовать подпись-клише внутри компании, выпустите приказ руководителя и соответствующее положение ― обозначьте ситуации, в которых можно применять факсимиле. Назначьте ответственного за хранение и выдачу печати-клише. Саму печать хранят в сейфе, а её электронный вариант ― на компьютере ответственного сотрудника, который фиксирует в журнале учёта печатей и штампов дату выдачи и возврата факсимиле.

Чтобы изготовить факсимиле, нужно:

• отсканировать подпись руководителя или ответственного лица,

• обратиться в компанию, у которой есть право на изготовление факсимильной печати,

• выбрать корпус для штампа и дождаться изготовления.